laporan apsi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.       Latar Belakang

Dewasa ini, komputer bukanlah  merupakan barang mewah, karena sudah banyak sekali di gunakan, baik untuk kepentingan pribadi maupun untuk bekerja. Kecanggihan komputer yang semakin berkembang membuat kita sebagai user, terus menambah pengetahuan dan keahlian dalam menggunakan komputer sehingga hasil pekerjaan akan semakian efektif dan efisien.

Seiring zaman yang semakin mementingkan efisiensi kerja dengan hasil maksimal, maka sistem informasi  perlu di perbaharui agar lebih efisien. Sistem diciptakan dengan tujuan mendapatkan hasil kerja yang lebih maksimal dan memuaskan. Data lebih cepat selesai dan lebih mudah diterima dan dimengerti oleh pihak yang terkait.

Dengan begitu ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, maka keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu perusahaan. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki kelebihan. Seperti: pengolahan data yang cepat dan akurat, mendukung pengolahan data dalam skala besar.

Perusahaan sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif.

Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, perusahaan akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat sehingga mengurangi kineja kerja perusahaan. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya, penghematan waktu, serta meningkatkan kinerja kerja perusahaan.

Perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan merupakan perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang pengiriman dan penerimaan barang baik dalam bentuk paket, barang, maupun dalam bentuk dokumen. Perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan berpusat di Pekan Baru Riau. Pada saat ini sistem informasi pengiriman dan penerimaan barang yang terdapat pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif dan belum maksimal. Hal itu tercermin karena seringnya terjadi keterlambatan penyusunan laporan pengiriman dan penerimaan barang, kesalahan pencatatan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi, sehingga mengurangi tingkat kepercayaan konsumen dan banyak mengeluarkan biaya serta memakan waktu yang relatif lama dalam memberikan pelayanan.

Oleh karena itu, kami melakukan penelitian terhadap sistem dalam pengiriman dan penerimaan barang  pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan dengan tujuan untuk melakukan perbaikan sistem yang ada, yaitu sistem manual dan menjadikannya sistem yang baru, sistem yang terkomputerisasi agar tercipta efisiensi dan efektifitas kerja.

Berdasarkan permasalahan yang terjadi, maka dilakukan penelitian ini dengan judul, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengiriman dan Penerimaan Barang Pada PT. Riau Cargo Tembilahan.

1.2.       Rumusan Masalah

Setelah mempelajari dan mengamati sistem pengiriman dan penerimaan barang yang digunakan oleh perusahaan PT.Riau Cargo Tembilahan, terdapat beberapa masalah diantaranya:

a.       Sistem yang digunakan terhadap pendataan pengiriman barang tidak efesien karena pendataan masih dilakukan secara manual.

b.      Sistem yang digunakan terhadap pendataan penerimaan barang tidak efesien karena pendataan penerimaan barang ini juga masih dilakukan secara manual.

c.       Adanya barang yang tertahan atau tidak bisa dikirim karena alamat yang dilampirkan oleh konsumen tidak lengkap.

d.      Sering terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang.

e.       Seringnya terjadi kesalahan dalam pengimputan data, karena dilakukan berulang-ulang.

f.       Masih kurangnya armada operasional dalam hal pengiriman di setiap wilayah.

1.3.       Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini diberikan batasan terhadap ruang lingkup penelitian, agar pembahasan menjadi fokus dan tidak meluas, maka yang akan dibahas pada penelitian ini antara lain:

1.      Proses pengiriman  dan penerimaan barang oleh PT. Riau Cargo Tembilahan.

2.      Bahasa pemerograman Visual Basic 6.0 yang akan digunakan pada sistem pendataan pengiriman dan penerimaan barang pada PT. Riau Cargo Tembilahan.

3.      Microsoft Acces 2003 yang akan digunakan untuk penyimpanan data pengiriman dan penerimaan barang pada PT. Riau Cargo Tembilahan.

1.4.       Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini antara lain adalah:

1.      Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan pada PT. Riau Cargo Tembilahan.

2.      Untuk menganalisa sistem yang digunakan oleh PT. Riau Cargo Tembilahan.

3.      Untuk mengembangkan sistem informasi terhadap PT. Riau Cargo Tembilahan.

4.      Untuk melakukan perancangan sistem informasi yang baru bagi PT. Riau Cargo Tembilahan.

5.      Untuk mengimplementasikan sistem yang baru PT. Riau Cargo Tembilahan.

6.      Untuk melakukan evaluasi sistem terhadap penerapan sistem yang baru pada PT. Riau Cargo Tembilahan.

1.5.       Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.      Memberi masukan kepada pihak manajemen PT. Riau Cargo Tembilahan dalam melakukan pendataan pengiriman dan penerimaan barang.

2.      Melengkapi bahan penelitian selanjutnya dalam rangka menambah wawasan sehingga berguna untuk pengembangan ilmu, khususnya dibidang Analisa dan Perancangan Sistem Informasi.

3.      Mempermudah dalam mendapatkan informasi tentang pengiriman dan penerimaan barang pada PT. Riau Cargo Tembilahan, bagi pihak internal dan eksternal perusahaan.

1.6.       Teknik Pengumpulan Data

Pada penelitian ini didalam kegiatan pengumpulan data, digunakan beberapa teknik pengumpulan data diantaranya:

1.      Observasi

Proses penelitian ini dilakukan pada saat proses pengiriman dan penerimaan barang dilakukan olek PT. Riau Cargo, dengan pengamatan terhadap proses ini dapat diketahui bagaimana proses pendataan barang yang akan dikirim dan pendataan barang yang telah diterima, serta penyusunan laporan dari hasil pengiriman dan penerimaan barang yang masih dilakukan secara manual.

2.      Wawancara

Penelitian ini juga menggunakan teknik wawancara dalam pengumpulan data dengan tujuan untuk melengkapi data yang didapat melalui observasi, wawancara ini dilakukan pada pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan yaitu: mmanajer perusahaan, karyawan, serta konsumen.

1.7.      Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penelitian ini melibatkan lima bab agar mempermudah pembaca, mengetahui, dan memahami isi dari penelitian ini. Dan lima bab tersebut memiliki rincian sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang, masalah secara umum,ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, teknik pengumpulan data serta sistematika penulisan.

BAB II: LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan tentang konsep dasar sistem informasi yang meliputi definisi sistem, informasi, dan definisi sistem informasi, sistem informasi pengiriman dan penerimaan barang, tinjauan perusahaan yang meliputi visi misi,struktur organisasi, serta tugas dan tanggung jawab, System Development Life Cycle (SDLC), perancangan sistem microsoft Visual Basic 6.0 serta Microsoft Access.

BAB III: ANALISA DAN DESAIN

Bab ini menjelaskan secara umum analisa sistem berjalan pada PT. Riau Cargo Tembilahan, bagaimana sistem yang digunakan, kemudian masalah yang dihadapi oleh sistem, sistem baru yang di usulkan, bentuk desain sistem, serta keunggulan sistem yang baru.

BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM

            Bab ini akan membahas tentang implementasi dari sistem baru yang disarankan pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan.

BAB V : PENUTUP

Bab ini merumuskan kesaeluruhan tentang kesimpulan dari tugas mata kuliah ini sekaligus saran-saran yang bersifat membangun untuk melakukan perbaikan pada sistem.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Konsep Sistem Informasi

2.1.1.      Sistem

Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur  atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain.

Sistem adalah sekumpulan unsur-unsur atau elemen-elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.  

Contoh :

Sistem Komputer terdiri dari : Software, Hardware, Brainware..

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan[1].

Sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.

Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan[2].

Dapat disimpulkan bahwa, sistem adalah suatu elemen-elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.2.      Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengelolaan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau (ivent) yang nyata (fact ) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat sekarang atau masa yang akan datang[3].

Informasi adalah suatu hal yang penting dalam suatu system. Sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kurang berguna dan mungkin berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sustu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata.

Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.

2.1.3.      Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberikan sinyal kepada manajemen dan yang lainnya, terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan[4].

Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan[5].

 Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan[6].

Sistem informasi merupakan kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran‐sasaran perusahaan.

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bias didapatkan? Jawabannya adalah dari system informasi (Information System) atau disebut juga processing systems atau information processing systems atau information-generating syistem.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sebagai suatu system didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian-kejadian internal eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar inforasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

Ada beberapa komponen sistem informasi yang biasanya sering disebut dengan blok bangunan, dan blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya, dan blok tersebut diantaranya sebagai berikut:

1.      Blok masukan, Mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.

2.      Blok model, Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Blok keluaran, Produk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi yang berkualitas.

4.      Blok teknologi, Merupakan kotak alat (tool‐box) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang‐orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya beroperasi (operator komputer, pemrogram, operator pengolah data, spesialis telekomunikasi, analis sistem). Teknologi perangkat lunak berupa aplikasi‐aplikasi perangkat lunak (program). Teknologi perangkat keras berupa teknologi masukan (semua perangkat yang digunakan untuk menangkap data seperti : keyboard, scanner, barcode), teknologi keluaran (perangkat yang dapat menyajikan informasi yang dihasilkan seperti : monitor, printer), teknologi pemroses (komponen CPU), teknologi penyimpanan (semua peralatan yang digunakan untuk menyimpan data seperti : magnetik tape, magnetik disk, CD) dan teknologi telekomunikasi (teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh seperti internet dan ATM).

5.      Blok basis data, Merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.

6.      Blok kendali, Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal‐hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.

Ada beberapa tujuan dari sistem informasi diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen.
2. Membantu petugas didalam melaksanakan operasi perusahaan dari hari ke hari
3. Menyediakan informasi yang layak untuk pemakai pihak luar perusahaan.

2.2.Sistem Informasi Pengiriman dan Penerimaan Barang

Secara umum pengiriman dan penerimaan barang adalah segala upaya yang diselenggarakan secara sendiri atau bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan jasa berupa pengiriman dan penerimaan barang.

Sitem informasi pengiriman dan penerimaan barang merupakan unsur-unsur dan prosedu-prosedur yang digunakan untuk mendapatkan informasi tentang pengiriman dan penerimaan barang. Sistem informasi pengiriman dan penerimaan barang adalah sistem informasi yang mampu mengolah data pengiriman dan penerimaan barang secara efekti, efisien dan akurat.

Suatu sistem informasi terkomputerisasi akan dapat mempermudah dan membantu dalam pengolahan data, penyimpanan, pendataan dan pembuatan laporan yang lebih cepat dan akurat. Begitu juga dengan sistem informasi pengiriman dan penerimaan barang dapat membantu dalam pengolahan data dan entri data yang lebih efektif dan efisien apabila dilakukan dengan cara terkomputerisasi.

Pengiriman dan penerimaan adalah sebuah kegiatan untuk mengantarkan barang atau dokumen dari tempat satu ketempat lainnya yang berbeda, pengiriman ini berupa barang atau kendaraan yang akan dikirimkan ke tempat tujuan yang sesuai sesuai.

Jasa pengiriman adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pengiriman barang atau dokumen yang telah memiliki aturan-aturan sendiri dan atau yang telah memiliki sop (standar operating procedure) dan telah mempunyai kepercayaan di masyarakat.

Dengan demikian dapat ditarik suatu kesimpilan bahwa sistem informasi pengiriman dan penerimaan barang adalah sebuah sistem yang menyatukan setiap elemen - elemen kerja yang memiliki hubungan dengan pengiriman dan penerimaan barang untuk mencapai tujuan agar standar operasi prosedur kerja tercapai dengan minimal 98%.

2.3.Tinjauan Perusahaan

2.3.1.      Sejarah Perusahaan

Perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang sudah menjamur di seluruh  Indonesia. Namun tidak semua perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang memiliki sistem yang sama, sistem yang digunakan ada yang bersifat komputerisasi dan bersifat manual. Seperti sistem yang digunakan oleh perusahaan PT, Riau Cargo Tembilahan masih bersifat manual.

PT. Riau Cargo Tembilahan berdiri pada tanggal 13 Juli 2011 dengan manajer Oki Syafrinando lahir pada tanggal 01 November 1986 dan berkebangsaan Indonesia, merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman dan penerimaan barang.

PT. Riau Cargo Tembilahan merupakan anak cabang dari perusahaan PT. Riau Cargo yang berada di kota Pekanbaru, Riau. PT. Riau Cargo Tembilahan juga bekerja sama dengan pihak Satuan Pekerja Seluruh Iindonesi (SPSI) Tembilahan dalam menangani barang yang datang pada PT. Riau Cargo Tembilahan.

2.3.2.      Visi dan Misi Perusahaan

Yang menjadi visi dan misi dari perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan adalah :

Visi

            Menjadi Bussiness Leader dalam jasa pengiriman dan penerimaan barang.

Misi

            PT. Riau Cargo Tembilahan Menetapkan 5 aspek utama, diantaranya:

1.      Cepat (Kiriman harus cepat diterima oleh penerima).

2.      Tepat (Penerima adalah orang yang tepat).

3.      Aman (Aman untuk pengirim dan aman untuk penerima serta aman untuk barang itu sendiri).

4.      Lapor (Sukses atau retur dilaporkan secepat mungkin).

5.      Bayar (Pembayaran sistem tunai).

2.3.3.      Struktur Organisasi

PT. Riau Cargo Tembilahan merupakan perusahaan yang dipimpin langsung oleh seorang manajer dan dibantu oleh beberapa tenaga kerja, karyawan, sopir dan kasir, serta accounting dalam pengolah perusahaan untuk mendapatkan laba atau keuntungan. Berikut ini merupakan bentuk dari struktur organisasi yang terdapat pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan.

 

2.3.4.      Tugas dan Tanggung Jawab

PT. Riau Cargo Tembilahan merupakan perusahan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Yang memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap usahanya. Adapun tugas dan tanggung jawab PT. Riau Cargo Tembilahan antara lain:

1.      Manajer

a.       Menentukan tujuan dan visi, menentukan maksud dan arahan, serta identifikasi aktivitas (Tugas), identifikasi sumberdaya, manusia, proses, sistem dan peralatan (termasuk finasial, komunikasi, IT)

b.      Membuat rencana untuk menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan visi misi perusahaan, termasuk pengiriman, pengukuran, jadwal waktu, strategi dan taktik, Menetapkan tanggung jawab, sasaran, akuntabilitas, dan delegasi wewenang.

c.       Mengawasi dan menjaga aktivitas sesuai parameter yang ditetapkan, serta memonitor dan menjaga kinerja secara keseluruhan sesuai rencana. Mereview, evaluasi, menyesuaikan rencana, metoda dan target bila diperlukan.

2.      Karyawan

Tugas dan tanggung jawab seorang karyawan disini adalah mengerjakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh pimpinan perusahaan dalam mewujudkan visi misi perusahaa.  Karyawan wajib menghindari terjadinya permasalahan etika, dan senantiasa menegakkan penerapan pedoman perilaku yang berlaku. Mempelajari dan mengkaji ulang dasar-dasar etika, mengkonsultasikan dan meminta saran dan atau pendapat dari atasan dalam menghadapi keragu-raguan maupun permasalahan etika dalam bekerja.

3.      Accounting

Tugas dan tanggung jawab dari accounting adalah menjaga cash flow dan neraca perusahaan, menyusun laporan keuangan perusahaan, mengidentifikasi, mengukur, mengakumulasi, menganalisis, menginterpretasi persiapan, serta memanajemen laba perusahaan agar tidak terjadi kebangkrutan perusahaan.

4.      Kasir

Bertanggung jawab untuk menyediakan/menyelenggarakan aktivitas perkasiran ditempat-tempat pelayanan yang ada. Tugas dan tanggung jawab kasir, yaitu:

a.       Mengimplementasikan dan menjaga aktivitas perkasiran sebagai bentuk standar keuangan manual.

b.      Membantu, berpartisipasi, dan terlibat dalam perhitungan keuangan, penukaran uang, persediaan perlengkapan kasir, dan penghitungan kas.

c.       Berhati-hati dan efisien dalam menangani atau mengoreksi pembiayaan.

5.      Sopir

Tugas dan tanggung jawab sopir adalah menjaga keamanan truk beserta muatannya dan melakukan tugas sesuai kewenangannya. Menjaga keamanan barang yang akan dikirim, melindungi data barang sampai barang diterima oleh konsumen.

2.4.Sistem Development Life Cicle (SDLC)

System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model System Development Lyfe Cycle (SDLC). Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain System Development Lyfe Cycle (SDLC) misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize.

Dengan siklus System Development Lyfe Cycle (SDLC), proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus System Development Lyfe Cycle (SDLC), secara umum siklus pengembangan sistem informasi terdapat beberapa langkah atau tahapan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1.      Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.

2.      Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.

3.      Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak.

4.      Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5.      Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

6.      Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas. Berikut ini adalah bentuk SDLC.

Gambar. 2.2. SDLC bentuk Waterfall

2.5.Perancangan Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian tahapan selanjutnya yaitu tahap perancangan sistem. Perancangan sistem dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu :

1.      Perancangan sistem secara umum atau perancangan konseptual, perancangan logical atau perancangan secara makro.

2.      Perancangan sistem terinci atau perancangan sistem secara phisik.

Perancangan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yaitu pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Dalam tahap perancangan, sistem kerja desain harus spesifikasi yang dibutuhkan dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai input, proses, dan output dari sistem yang diusulkan. Desain atau perancangan sistem dapat diartikan sebagai:

1.      Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

2.      Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional.

3.      Persiapan untuk rancangan bangun implementasi.

4.      Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, berupa penggambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

5.      Konfigurasi komponen sofwere hardwere sistem.

Tujuan tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, diataranya:

1.      Memenuhi kebutuhan pemakai sistem.

2.      Member gambaran yang jelas dan rancangan  bangun yang lengkap untuk pemerograman dan ahli-ahli teknik yang terlibat.

2.5.1.      Aliran Sistem Informasi

Aliran sistem informasi merupakan bagan alir yang menunjukkan arus data dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Aliran sistem informasi merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjlaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem yang menggunakan simbol-simbol. Berikut ini adalah simbol-simbol yang umum digunakan dalam aliran sistem informasi:

 

Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudensi).

Kegunaan normalosasi:

1.      Meminimalisasi pengulangan informasi.

2.      Memudahkan identifikasi entitas/objek.

Langkah-langkah normalisasi

1.      Normal Pertama (1^st Normal For)

Aturan:

a.       Mendefinisikan atribut kunci.

b.      Tidak ada grup berulang.

c.       Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci.

2.      Normal Kedua (2^st Normal Form)

Aturan:

a.       Sudah memenuhi bentuk normal pertama.

b.      Sudah tidak ada ketergantungan persial dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.

3.      Normal Ketiga (3^st Normal Form)

Aturan:

a.       Sudah berada dalam bentuk normal kedua.

b.      Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya).

Secara keseluruhan hanya ada lima bentuk normal. Tiga bentuk normal pertama menekankan redudensi yang muncul dari Function Dependencies sedangkan bentuk keempat dan kelima menekankan redudensi yang muncul.

2.5.3.      Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Arus Data (DAD) atau Diagram Flow Data (DFD) merupakan model dari suatu sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil untuk memudahkan analisa yang dimulai dari diagram konteks, diagram overview dan diagram rinci yang tersusun secara bertingkat.

DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.

Rancangan model logika (logika model) dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (Data Flow Diagram). DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada.

Keterangan:

1.      Kesatuan Luar

Kesatuan luar adalah kesatuan di luar sistem yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, dapat berupa orang, organisasi, sumber informasi lain ataupun penerima akhir dari suatu laporan.

2.      Proses

            Merupakan kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan orang atau mesin komputer, dimana aliran data masuk ditranformasikan ke aliran data keluar.

3.      Arus Data

            Arus data dipresentasikan dalam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses dan digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama fungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasialiran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak, kea tau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Aliran dapat juga menyebar atau menyatu, misalkan sejumlah atribut dapat dibentuk satu aliran, atau satu aliran menyebar menjadi sejumlah atribut. Atribut dalam hal ini dapat berupa bagian atau duplikasi dari aliran. Nama data yang digambarkan dalam aliran tersebut data packet  dan dituliskan di atas garis panah.

4.      Penyimpanan (Data Source)

            Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang digunakan adalah garis sejajar, segi empat, dan sudut melengkung atau persegi panjang, atau open-ended rectangle on the right side. Nama (database atau File) dari penyimpanan disebutkan dalam simbol. Notasi ini dapat mendefinisikan file atau basis data seperti tape magnetic,disk, dan model DBMS lain, atau mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer. Penyimpanan kadang kala didefinisikan sebagai suatu mekanisme di antara dua proses yang dibatasi oleh jangkan waktu tertentu.

2.5.3.1.            Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks (context diagram) adalah diagram tingakt atas, merupakan diagram dari sebuah sistem yang menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar dari sistem dan yang masuk dan keluar dari entitas luar.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

1.      Memberi gambaran tentang seluruh sistem.

2.      Terminal yang memberikan masukan ke sistem tersebut Souce.

3.      Terminal yang menerima keluaran disebut sink.

4.      Hanya ada satu proses.

5.      Tidak boleh ada data store.

2.5.3.2.            Data Flow Diagram Level 0

Setelah diagram konteks dibuat maka akan dilanjutkan dengan pembuatan DFD level 0, penggambaran diagram konteks yang lebih rinci (overview diagram).

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan data flow diagram, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1.      Perlihatkan data store yang digunakan.

2.      Pada proses yang tidak rinci lagi, tambahkan tanda * pada akhir penomoran proses.

3.      Keseimbangan antara diagram konteks dan diagram 0 harus dipelihara.

DFD Level 0 menunjukkan bagaimana sistem ini dibagi menjadi sub-sistem (proses), masing-masing berhubungan dengan satu atau lebih data mengalir ke atau dari agen eksternal, dan yang bersama-sama memberikan semua fungsi sistem sebagai keseluruhan. Hal ini juga mengidentifikasi data eksternal yang harus hadir agar sistem dapat melakukan tugasnya, dan menunjukkan aliran data antara berbagai bagian dari sistem.

Dalam DFD levelled akan terjadi penurunan level dimana dalam penurunan level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi proses yang jelas. Jadi dalam DFD levelled bisa dimulai dari DFD level 0 kemudian turun ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan hanya dilakukan bila perlu. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level x harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1 yang mendefinisikan proses pada level x tersebut. Proses yang tidak dapat diturunkan/dirinci lagi dikatakan primitif secara fungsional dan disebut sebagai proses primitif.

2.5.4.      Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antarpenyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relative kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. Dengan ERD kita kita mencoba menjawab pertanyaan “data apa yang kita perlukan? Bagaimana data yang satu berhubungan dengan data yang lain?”

Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.

ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Pada dasarnya ada tiga macam simbol yang digunakan yaitu:

4.      Entity.

Adalah suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak atau nyata hadir di dunia nyata.

5.      Atribut.

Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas mahasiswa, atribut-atribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa, alamat dan lain-lain.

6.      Hubungan – Relationship.

Adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya, entitas mahasiswa memiliki hubungan tertentu dengan entitas matakuliah (mahasiswa mengambil matakuliah). Pada penggambaran model E-R, relasi adalah perekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.

Kardinalitas/Derajat Relasi, Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Sebagai contoh: entitas-entitas pada himpunan entitas mahasiswa dapat berelasi dengan satu entitas, banyak entitas atau tidak satupun entitas dari himpunan entitas kuliah. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa:

a.       Satu ke Satu(One to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.

b.      Satu ke Banyak(One to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

c.       Banyak ke Satu(Many to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B.

d.      Banyak ke Banyak(Many to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

2.5.5.      Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

Pedoman-pedoman Dalam Membuat Flowchart

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :

1.      Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

2.      Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3.      Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4.      Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan Menghitung Pajak Penjualan.

5.      Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6.      Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.

7.      Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

2.6.Microsoft Visual Basic

Program merupakan kata, ekspresi, atau kombinasi yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang di implementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer.

Bahasa pemrograman merupakan prosedur atau tata cara penulisan program. Dalam bahasa pemrograman terdapat dua faktor penting yaitu sintaks dan simantik. Sintaks adalah aturan-aturan gramatikal yang mengatur tata cara penulisan kata, ekspresi dan pernyataan. Sedang semantik adalah aturan untuk menyatakan suatu arti.

Visual Basic adalah salah satu bahasa pemerograman komputer. Bahasa pemerograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemerograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya, yaitu baha pemerograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu development tool, yaitu alat bantú untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemerograman komputer yang mendukung pemerograman berorientasi objek (Object Oriented Programmin, OOP).

Visual Basic juga memiliki pengertian lain, kata Visual dalam nama pemrograman ini mewakili pada metode untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan hanya mengatur letak dari elemen-elemen sebuah interface tanpa menuliskan baris kode yang banyak. Di dalam bahasa Visual Basic telah dilengkapi dengan beberapa ratus pernyataan, fungsi dan kata kunci, banyak di antaranya berkaitan langsung dengan GUI dari windows,

Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat, Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda. Para programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan komponen-komponen yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic Program-program yang ditulis dengan Visual Basic juga dapat menggunakan Windows API, tapi membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan. Dalam pemrograman untuk bisnis, Visual Basic memiliki pangsa pasar yang sangat luas. Dalam sebuah survey yang dilakukan pada tahun 2005, 62% pengembang perangkat lunak dilaporkan menggunakan berbagai bentuk Visual Basic, yang diikuti oleh C++, JavaScript, C#, dan Java.

2.7.Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan di bawah sistem operasi Microsoft Windows. Keberadaan Microsoft Access sudah beberapa kali mengalami perubahan, perkembangan dan penambahan fasilitas. Sejak versi 1.X sampai versi 7.0, kemudian versi 2000, dan sampai versi XP, banyak fasilitas-fasilitas baru ditambahkan ke dalamnya.

Microsoft Access adalah salah satu program yang dapat melakukan manajemen database merupakan cara pengolahan data terutama dalam teknologi komputer dan digunakan sebagai pengaturan data.

Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi database yang paling canggih dan lengkap serta sangat mudah digunakan baik untuk menyortir, mengatur data, membuat label data serta melaporkan informasi penting, misalnya menampung daftar anggota, data-data anggota dan sebagainya.
Aplikasi database adalah kumpulan objek access yang bekerja terpadu untuk menyelesaikan masalah. Dengan menggunakan sebuah perogram database, pemakai dapat melaksanakan beberapa operasi dasar, antara lain :

1.     Operasi table, tabel adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang subjek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Kolom atau yang lebih dikenal dengan istilah field berisi judul yang mewakili sekumpulan baris. Sedangkan baris atau yang lebih dikenal istilah record berisi kumpulan data yang memiliki karakteristik pengertian yang sama. Jadi satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang, maka akan berisi data Nama Anggota, Nomor Anggota, Alamat, dan lain-lain.

2.     Operasi Query, Query berarti “mendefinisikan data”, yaitu memanipulasi data dan mengendalikan data tersebut melalui bahasa. Selanjutnya, bahasa yang digunakan untuk mengendalikan manipulasi data adalah bahasa query. Query umumnya digunakan untuk memanipulasi data, record dan field, yang terletak satu atau beberapa tabel dan atau query. Secara lebih spesifik query dirancang untuk merelasi record, data dan field, antara tabel-tabel atau query-query atau kombinasinya, lalu menciptakan field baru beserta record dan data baru dalam query itu sendiri, dan menyajikan bahan untuk membuat form atau report.

3.     Operasi Form, form dirancang untuk menampilkan field-field yang dibutuhkan dan tabel penjelasannya dalam format tampilan yang lebih menarik. Sebuah form menitik beratkan pada informasi pada dibutuhkan. Fungsi operasinya adalah untuk memanipulasi record, dan secara lebih spesifik untuk memanipulasi data.

4.     Operasi Record, Report (laporan) digunakan untuk menampilkan atau mencetak informasi yang berasal dari tabel atau query. Report merupakan hasil akhir dalam pengolahan data base yang menggunakan Mocrosoft Access. Isi report dapat dimodifikasi dalam arti memanipulasi data base, tetapi hanya menampilkan isi tabel-tabel dan atau query-query.

5.     Operasi Micro, yaitu rangkaian aksi yang didefinisikan sebelumnya dimana memanipulasi objek lain dapat digunakan untuk mengotomatisasikan tugas berulang dan memodifikasi tugas berulang.

6.     Operasi Module, adalah prosedure Form digunakan untuk memasukkan, menyunting dan menampilkan data yang digunakan menggunakan Access.

BAB III

ANALISA DAN DESAIN

3.1.Analisa Sistem

Dalam analisa sistem pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan ini dilakukan dengan menggunakan metode waterfall sebagaimana bentuk gambar berikut ini.

Gambar 3.1 SDLC bentuk waterfall (Sommerville 2001 ).

3.1.1.      Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Analisa ini berguna untuk merancang sistem baru dan mengadakan perubahan-perubahan pada pengolahan data, dimana pengolahan data yang dilakukan dengan cara manual dirubah menjadi pengolahan data secara otomatis dan terkomputerisasi. Dengan menggunakan komputer, maka pekerjaan yang dilakukan akan lebih cepat dan tepat, sehingga efektif dan efiensi kerja perusahaan akan lebih meningkat, dan informasi yang diperoleh serta perhitungan yang dilakukan tepat dan teliti.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam merancang sistem baru yang terkomputerisasi, maka perlu mempelajari sistem manual yang sedang berjalan pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan guna untuk mengetahui sejauh mana cara kerja sistem yang lama, sehingga dapat diketahui langkah-langkah perancangan sistem yang baru, yang akan dibuat dan yang lebih baik dari sistem sebelumnya.

Berikut akan dipaparkan sistem yang sudah ada dan sedang berjalan beserta masalah yang dihadapi untuk kemudian diberikan suatu usulan sistem yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisir permasalahan-permasalahan yang dihadapi.

1.      Sistem yang Lama

Perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan saat ini masih menggunakan sistem dengan cara manual, sehingga dalam pengimputan data memakan waktu yang relative lama serta menimbulkan banyak permasalahan. 

2.      Identifikasi Masalah

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT. Riau Cargo Tembilahan, bahwa sistem yang diterapkan masih bersifat manual, sehingga masih banyak terdapat banyak kekurangan-kekurangan dan kelemahan-kelemahan yang dapat berpengaruh besar terhadap efisien dan efektifitas sistem dan kinerja perusahaan dalam memberikan pelayanan terhadap konsumen sebagaimana yang telah dikemukakan dalam rumusan masalah. maka dapat diketahui beberapa masalah diantaranya:

a.       Pendataan pengiriman barang tidak efesien karena pendataan masih dilakukan secara manual.

b.      Sistem yang digunakan terhadap pendataan penerimaan barang tidak efesien karena pendataan penerimaan barang ini juga masih dilakukan secara manual.

c.       Adanya barang yang tertahan atau tidak bisa dikirim karena alamat yang dilampirkan oleh konsumen tidak lengkap.

d.      Sering terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang.

e.       Seringnya terjadi kesalahan dalam pengimputan data, karena dilakukan berulang-ulang.

f.       Masih kurangnya armada operasional dalam hal pengiriman di setiap wilayah.

Dari analisa yang telah dilakukan pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan, aliran sistem yang sedang berjalan pada PT. Riau Cargo Tembilahan dapat dilihat pada gambar aliran sistem berikut ini:

Untuk lebih memahami aliran sistem yang sedang berjalan pada perusahaan PT. Riau Cargo Tembilahan, berikut ini merupakan penjelasan dari gambar 3.2.

1.      Customer  datang langsung ke bagian kasir dan menyerahkan barang yang akan dikirim.

2.      Kasir mencatat data barang (nama barang, Jenis barang, berat barang, jumlah barang) dan pembuatan tanda terima data barang yang telah diterima dari customer.