ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN PADA PT. RIAU CARGO

I.       SEJARAH PT.RIAU CARGO

Oki Syafrinando lahir pada 1 November 1986 seorang  lulusan dari SMK N 2 Telaga Biru, Tembilahan Riau. Perusahaan ini adalah perusahaan jasa yang bergerak pada bidang pengiriman barang, yang berdiripada tanggal 13 Juli 2011. PT. RIAU CARGO yang kami analisa sistemnya ini adalah perpusat di Pekanbaru. Dalam analisa kami, perusahaan ini memiliki dua orang karyawan, namun dalam hal ini PT.RIAU CARGO bekerja sama pada pihak SPSI dalam nenangani barang yang datang pada PT.RIAU CARGO.

II.            PERMASALAHAN SISTEM YANG BERJALAN

Setelah mempelajari dan mengamati sistem pengiriman yang sedang berjalan pada perusahaan PT.RIAU CARGO, penulis menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan saat ini dan pada pelaksanaanya belum efesien karena sistem pengiriman yang ada masih sebagian bersifat manual belum secara komputerisasi dan permasalahan yang dihadapi oleh PT.RIAU CARGO sekarang ini adalah :

a.    Sistem yang digunakan terhadap pendataan jasa – jasa yang masuk dan yang dikirim tidak efesien karena kantor PT.RIAU CARGO melakukan pendapatan masih secara manual.

b.    Adanya jasa – jasa yang tertahan atau tidak bisa dikirim karena alamat yang tidak lengkap.

c.    Masih kurangnya armada operasional dalam hal pengiriman di setiap wilayah.

Dalam pengamatan kami, bahwa dalam pengiriman barang, supir juga mengalami beberapa kendala, diantaranya adalah masalah keterlambatan dalam pengiriman disebabkan oleh factor umum yang terjadi dijalan, seperti kemacetan, kerusakan pada mobil, dan razia yang dilakukan oleh pihak umum.

Masalah juga dihadapi oleh karyawan pada perusahaan ini, diantaranya yaitu susahnya mengantar barang yang masuk kepada pemilik dari barang tersebut karena tidak lengkapnya alamat yang dicantumkan

Pihak SPSI atau buruh setempat juga mengalami kesulitan dengan pengantaran barang kepada pemiliknya sehingga barang kiriman tersebut masih ditumpuk pada PT. RIAU CARGO Tembilahan.

III.   ALUR SISTEM  PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN BARANG PADA PT.RIAU CARGO TEMBILAHAN

Dalam pembahasan analisa sistem yang berjalan diperusahaan PT.RIAU CARGO dalam pengolahan datanya masih manual. Sehingga proses pengolahan data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relative lama, karena komputer yang sudah ada belum diaplikasikan secara optimal. Maka dari itu penulis menguraikan secara singkat tentang analisa sistem yang berjalan pada perusahaan PT.RIAU CARGO diantaranya adalah sebagai berikut :

1.    Customer datang langsung ke bagian kasir dan menyerahkan barang yang akan dikirim.

2.    Kasir mencatat data barang (nama barang, Jenis barang, berat barang, jumlah barang) dan pembuatan tanda terima data barang yang telah diterima dari customer.

3.    Kasir mencetak form tanda terima pengiriman barang yang akan dikirim sesuai alamat tujuan.

4.    Kasir menyerahkan barang dan form tanda terima pengiriman barang ke bagian Operasional untuk pengiriman barang tersebut.

5.    Setelah pengiriman barang, form tanda terima barang terkirim di serahkan ke bagian operasional, form tanda terima barang tersebut di serahkan ke bagian Kasir.

6.    Kasir mencatat barang yang terkirim agar dapat memperhitungkan daftar biaya beban barang yang dikirim.

7.     Daftar barang terkirim tersebut diserahkan ke bagian accounting, setelah itu accounting menghitung jumlah barang yang terkirim, memberikan daftar barang terkirim dan invoice untuk penagihan barang yang sudah dikirim sesuai dengan alamat tujuan.

8.    Accounting membuat laporan barang terkirim dan laporan pembayaran yang seterusnya akan diserahkan kepada pimpinan.

IV.          SOLUSI YANG DISARANKAN

1.    Pendataan jasa-jasa yang masuk dan yang dikirim dilakukan dengan cara komputerisasi.

2.    Meminta kepada konsumen agar memberikan alamat yang lengkap, kemudian di input kedalam computer oleh karyawan yang bertugas.

3.    Melakukan kerja sama pada pihak Angkutan Jasa yang lain.